Se også samtalens stadier her
Integration til Outlook
WeTalk og Outlook er integreret i den forstand, at når samtaleansvarlig indkalder deltager til en samtale, så vil begge parter få aftalen i deres kalender.
Hvis samtalen aflyses eller ændres af samtaleansvarlig, får deltager besked, og kalenderbooking i Outlook opdateres for begge parter.
Regler for WeTalk indkaldelse
Det vil altid være samtaleansvarlig, der indkalder til samtalen.
Samtaledeltager kan i Outlook enten
Godkende indkaldelsen
Afslå indkaldelsen
Afslå og foreslå nyt tidspunkt
Samtaleansvarlig kan flytte eller aflyse samtalen
Hvis en samtale er i status Aflyst, kan samtaleansvarlig vælge at lade den forblive i Aflyst, eller i stedet flytte tiden i CMS, WeTalk og dermed indkalde deltager til nyt tidspunkt
Samtaleflow
Figuren herunder viser det typiske samtaleflow og samtalens status i WeTalk
Samtaledeltagers mulighed for forberedelse
Deltager svarer i Outlook | WeTalk vil læse det som | Forberedelse af samtale | Outlook viser mødestatus |
"Foreløbig" | Accept af invitationen i WeTalk | Mulig og tilgængelig for redigering | Foreløbig |
"Foreløbig, og foreslå et nyt tidspunkt" | Accept af invitationen i WeTalk | Mulig og tilgængelig for redigering | Foreløbig |
"Afslå" | Aflyst | Hvis deltager har forberedt sig, er forberedelsen gemt men ikke synlig.
Hvis ansvarlig vælger at flytte den afslåede indkaldelse, bliver forberedelse synlig og mulig at redigere. | Afslået |
"Afslå, og foreslå et nyt tidspunkt" | Aflyst | Hvis deltager har forberedt sig er forberedelsen gemt men ikke synlig.
Hvis ansvarlig vælger at flytte den afslåede indkaldelse, bliver forberedelse synlig og mulig at redigere. | Afslået |
Samtaleansvarlig udfører i Outlook eller WeTalk | WeTalk vil læse det som | Forberedelse af samtale | Outlook viser mødestatus |
"Aflys samtale" | Aflyst | Hvis deltager har forberedt sig er forberedelsen gemt men ikke synlig.
Hvis ansvarlig vælger at flytte den afslåede indkaldelse, bliver forberedelse synlig og mulig at redigere. | Aflyst/annulleret |
Flytter samtale | Besvar invitation i Outlook / Invitation afventer svar | Gemt hvis udfyldt på oprindelig samtaledato. Kan redigeres. | Foreløbig |